Les 10 questions que vous nous posez le plus souvent

10 conseils pour votre événement1 – Organiser un événement, ça coûte combien ?

Ce n’est pas la première des 10 questions, mais c’est souvent la plus importante… La réponse est : « ça dépend ! ». Car cela dépend de l’ampleur donnée à l’événement.
Quelques repères : une animation team-building coûte entre 3.000 et 6.000 euros pour 50 personnes (mais certaines vont jusqu’à 20.000 euros). Par contre, pour un séminaire complet avec hébergement, le budget est situé entre 150 et 500 euros par personne, en fonction de la catégorie de l’hôtel, de la localisation…etc.
C’est la raison pour laquelle il est impératif de donner à l’agence votre budget, car dans ce domaine, tout est envisageable !
Nous avons décidé de fixer un prix plancher pour une de nos animations les plus populaires, n’hésitez pas à nous consulter.

2 – Quel intérêt y a-t-il à passer par une agence événementielle ?

Il y a un triple intérêt à faire appel à une agence événementielle :
– surtout un gain de temps (donc de coût).
– gain en sécurité.
– gain termes de savoir-faire et de propositions.
Organiser un événement est un vrai métier où l’expérience, la connaissance du réseau et les capacités d’anticipation sont primordiales.

3 – Y a-t-il une période de l’année plus favorable pour organiser un événement ?

Parmi les 10 questions, certainement la moins pas évidente. La meilleure période est celle qui est située entre mai et octobre, à cause de la longueur des journées et de la probabilité d’un temps clément. Mais tout le monde veut organiser son événement à cette période. Il vaut mieux quelquefois privilégier une autre saison pour avoir plus de choix sur les lieux, et surtout des tarifs beaucoup moins élevés, notamment sur l’hébergement. Attention néanmoins à la dernière semaine avant les vacances de Noël, lieux et agences sont souvent réservés longtemps à l’avance.

4 – Combien de temps à l’avance faut-il pour préparer un événement ?

La crise sanitaire a rebattu les cartes. Aujourd’hui, pour une réunion importante, 3 à 6 mois à l’avance, c’est bien. Cela permet une bonne préparation. Mais pour les gros séminaires, un an est un minimum, surtout à cause du lieu. La priorité du début est : réserver la date et le lieu ! Le reste suit…
Sur des événements teambuilding, notre réactivité permet une organisation en quelques jours.

5 – Et si on organisait en interne le séminaire annuel ?

Sur cette question, en période de réduction des coûts, l’idée parait justifiée, mais sa réalisation équivaut à construire soi-même sa voiture.
Imaginez la charge de travail, (de 75 à 150 heures de travail pour une équipe qualifiée) qui échoie à votre collaborateur. Et qui va devoir gérer de multiples paramètres, en plus de son travail habituel.
L’évènement peut échouer pour un détail qui a été délaissé, avec des conséquences sur la cohésion des équipes et l’image de la société.

6 – A quoi faut-il vraiment faire attention ?

A la cohérence entre votre objectif et l’événement. Par exemple, il ne sert à rien de juxtaposer des animations différentes si votre objectif est de resserrer les liens.

7 – Vaut-il mieux organiser un événement un jour de semaine plutôt que le samedi ?

Oui. Pour une soirée, il est préférable de faire cela en fin de semaine, par exemple un vendredi, surtout si vous voulez terminer par une soirée dansante.
Pour une journée ou une demi-journée, mieux vaut l’organiser en semaine. Le temps de l’événement est pris sur le temps de travail, donc plus coûteux certes, mais vous serez certain d’avoir un maximum de personnes. C’est assez cohérent pour un événement d’entreprise de ne pas prendre sur le temps privé du salarié.

8 – Avec conjoints ou sans conjoints ?

Si vous voulez remercier les salariés pour leur implication, le conjoint y est pour quelque chose, donc il est logique de l’inviter. Mais cela ne peut être qu’exceptionnel.
Si vous organisez un événement de manière régulière, une fois par an, pour faire le point, motiver, rassembler, mieux vaut rester sur l’entreprise et donc pas de conjoints.

9 – Sur quels prestataires peut-on économiser ?

Tout est lié dans un événement, et les participants seront les premiers à remarquer le petit détail qui n’est pas au point, ou le café qui est arrivé trop froid… Mais s’il y a quelque chose à privilégier, c’est la partie restauration. N’oubliez pas que nous sommes en France et que, toutes générations confondues, la nourriture constitue une valeur sûre !

10 – Et l’alcool ?

Vous pouvez autoriser l’alcool, surtout s’il y a une soirée dansante après le repas, sinon c’est zéro danseur sur la piste !
La consommation d’alcool sur les différents types d’événements est encadré par la loi.
Il faut être très vigilant sur les points suivants :

  • avertir chaque salarié par courrier que chacun est responsable de sa consommation d’alcool
  • prévoir un alcootest pour tous à la sortie
  • mettre sur pied une petite cellule de prévention (3 à 4 personnes) chargée de raccompagner ou de commander des taxis si nécessaire pour ceux qui auront trop bu.

Alors, pour vous, ce sera teambuilding ou séminaire ?