Les 10 points essentiels

pour choisir une agence événementielle

Vous organisez un événement pour votre entreprise, et vous vous posez deux questions :
Faut-il passer par une agence évènementielle ?
Si oui, comment la choisir ?
Suivez nos conseils :

Conseil d'organisation1 – Gagnez du temps

Premier conseil : vous faire aider et conseiller par une agence vous permettra de gagner du temps car l’agence connaît le marché, les prestataires, les bons plans du moment. Trouver un lieu, un artiste, un traiteur, les interroger, les sélectionner, aller voir sur place, tout cela demande un investissement en temps qui est énorme. Notre agence évènementielle tient à jour un répertoire de prestataires sur Nantes, sa région et toute la France.

2 – Gagnez en expérience

Par son expérience, notre agence évènementielle a accumulé une série de réflexes qui vous permettront de faire face à tous les aléas liés à l’organisation d’un événement. Que faire quand le vidéo-projecteur tombe en panne ou que le caricaturiste est malade ?…

3 – Gagnez en sécurité

Une agence événementielle est normalement couverte par une assurance spécifique en responsabilité civile pour tous les événements qu’elle organise (à vérifier impérativement auprès de votre agence).

4 – Gagnez en souplesse

Vous pouvez confier à notre agence évènementielle tout ou partie de l’organisation d’un événement. Par exemple : juste le conseil et la recherche de la bonne animation. Tout est possible. Il suffit de délimiter le rayon d’action de l’agence.

5 – Gagnez en force de proposition

Plus encore que son savoir-faire à organiser l’événement, l’agence vous apporte une véritable valeur ajoutée dans sa capacité de le concevoir : conseil, cohérence, fil conducteur, création d’animations spécifiques…

6 – Interrogez 3 agences maximum

Il existe sur le marché un grand nombre d’agences événementielles, comme il existe un grand nombre de prestataires, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc.

S’il est normal d’interroger plusieurs prestataires, 3 paraît être le bon chiffre : 3 traiteurs, 3 salles, …et donc 3 agences.

Interroger plus ne vous servira à rien, sinon à rendre difficile votre choix. Surtout, les agences interrogées seront plus motivées dans la qualité de leur offre si elles savent qu’elles ont de réelles chances d’être sélectionnés.

7 – Demandez autour de vous

Il est normal de se renseigner sur les agences pour s’assurer de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un domaine très « ouvert », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un métier qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé travailler et pourquoi.

8 – Donnez un briefing clair et complet aux agences

Plus votre briefing sera clair et complet à destination des agences événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de donner votre budget, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne dévoile pas son budget et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »…! Ce n’est pas professionnel et cela fait perdre du temps à tous.

9 – Choisissez une personne 

Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des moments de plaisir et des moments de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous avez envie de travailler. Organiser un événement demande une véritable collaboration.

10 – Osez la confiance

Si vous choisissez une agence pour vous épauler dans votre événement, faites-lui confiance ! Allez-vous vérifier que le traiteur a mis les fourchettes à gauche et les couteaux à droite de l’assiette ? Assurément non ! Il est préférable d’établir des points de suivi avec l’agence avec un rétro planning précis, et surtout un débriefing très complet après l’événement.